viernes, julio 28, 2006

UNIDAD 3: Elementos de un Sistema de Información

:UNIDAD 3

Objetivos Generales

Elementos de un Sistema de Información

3.1 Elementos de un sistema de información

3.2. Componentes externos de un sistema de información

3.2.1. Los clientes

3.2.2. Los proveedores

3.2.3. Gobierno

3.2.4. Organizaciones de control

3.2.5 Accionistas

3.2.6 Competencia

3.2.7 Instituciones financieras

3.3. Sistemas de procesamiento de transacciones (SPT)

3.4. Sistemas de automatización de la oficina (SAO)

3.5. Sistema del trabajo del conocimiento (KWZ )
3.6. Sistema de información administrativo (SlA)
























Objetivos Generales

Conocer los diversos tipos de elementos tanto internos como externos que intervienen dentro de un Sistema de Información así como también observar los diversos sistemas de información que se implementan en las organizaciones con el objetivo de ser altamente competitivos.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

3.1 ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Hardware
Software
Redes
Telecomunicaciones

3.2. COMPONENTES EXTERNOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Componentes básicos de todo sistema

1) elementos (humanos, mecánicos, conceptuales, etc.)
2) interrelaciones (se llaman procedimientos si significan lo que debe ser hecho y comportamiento si denotan lo que ha de ser hecho).
3) orden (implica una estructura más o menos dinámica)
4) objetivo a lograr en forma cooperativa.
5) entorno
6) entradas (o estímulos del entorno)
7) salidas (o respuestas envíadas al entorno)
8) retroalimentación.

Componentes de un Sistema de Información

Un SI debe diseñarse a partir de un esquema modular. Cada uno de estos módulos suele identificarse con una función de gestión de información. La ventaja de esta estructura radica en la posibilidad de ir renovando la tecnología de módulos individuales sin afectar el funcionamiento del resto del sistema. Cada módulo se comunica con el anterior mediante una serie de mecanismos que hacen de interfaz bidireccional para la comunicación de datos y comandos de ejecución de operaciones. Los componentes de la mayoría de los sistemas de información podrían ser los siguientes:

• Módulo de definición del Sistema de Información: En este módulo se realiza un estudio previo para la definición y creación de las distintas bases de datos que formarán parte del Sistema de Información. También se realizará un modelado de documentos, estableciendo la tipología documental, así como los esquemas de organización de la información.

• Módulo de entrada de información: Este componente del Sistema de Información tiene como objetivo la estructuración de los procesos de selección e introducción de información. La entrada de información se realiza a través de formularios en bases de datos o mediante la creación automática o asistida de Servicios de Información Digital

• Módulo de análisis de información: Cuando la información es introducida en el Sistema de Información deben realizarse una serie de procesos destinados a la descripción, condensación y clasificación de contenidos informativos. Estos procesos (resúmen, descripción formal de documentos, indización, clasificación y organización) pueden ser realizados de forma asistida o automática por el sistema.

• Módulo de búsqueda de información: Este módulo integran las distintas fuentes del sistema (bases de datos, repositorios de documentos, etc…) para realizar búsquedas integradas de todas ellas. De esta forma los usuarios no tendrán que realizar múltiples búsquedas además de visualizar los resultados de forma estructurada y atendiendo a los criterios especificados.

• Módulo de difusión de información: Los usuarios puede definir perfiles de necesidades de información que son almacenados en este módulo del Sistema. Cuando nuevos elementos de información se introducen en el Sistema se envía una notificación a los usuarios cuyos perfiles se ajustan al nuevo contenido introducido. De esta forma pueden crearse servicios de alerta en donde el usuario está siempre informado de las novedades que son pertinentes a las necesidades de información que haya definido previamente.

• Módulo de evaluación del Sistema de Información: Todo Sistema de Información es mejorable y adaptable a lo largo del tiempo. Mediante el control de estadísticas de uso del sistema, así como mediante la formación de grupos de trabajo que recojan las sugerencias de los usuarios para la evaluación y rediseño del Sistema.

Adicionalmente existen otros componentes que forman parte de los sistemas de información, que son los siguientes:

Ø Los clientes
Ø Los proveedores
Ø Gobierno
Ø Organizaciones de control
Ø Accionistas
Ø Competencia
Ø Instituciones financieras

Sistemas de Información

Se entenderá por sistema de información al conjunto de componentes interrelacionados que operan conjuntamente para capturar, procesar, almacenar y distribuir información que apoye la toma de decisiones, la coordinación, el control y análisis en una organización.

Según el nivel organizacional al cual los sistemas satisfacen y su valor para la organización, los tipos de sistemas que interesarán son:

3.3. SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (SPT)

Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son los sistemas de negocios básicos que sirven al nivel operativo de la organización. Un sistema de procesamiento de transacciones es un sistema computarizado que efectúa y registra las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio. Como ejemplos se pueden citar la captura de pedidos, el sistema de reserva­ciones de un hotel, la nómina, los expedientes de empleados y los embarques.

En el nivel operativo, las tareas, los recursos y las metas están predefinidos y altamente es­tructurados. La decisión de otorgar crédito a un cliente es tomada, por ejemplo, por un supervisor de nivel bajo, ajustándose a criterios predefinidos. Lo único que hay que determinar es si el clien­te satisface o no los criterios.

Ejemplo es un TPS de nómina, que es un sistema típico de procesamiento de tran­sacciones contables que se encuentra en casi todas las compañías. Un sistema de nómina rastrea el dinero que se paga a los empleados. El archivo maestro consta de elementos de información discre­tos (como nombre, dirección o número de empleado), llamados elementos de datos.

Los datos se introducen en el sistema, actualizando los elementos de datos. Los elementos del archivo maestro se combinan de diversas formas para preparar informes de interés para la gerencia y dependencias del gobierno, o para generar cheques de nómina que se envían a los empleados. Estos TPS son ca­paces de generar otros informes combinando los elementos de datos existentes.

También se muestran sus cinco categorías funcionales: ventas y marketing, producción, finanzas, contabilidad, recursos huma­nos y otros tipos de TPS que son exclusivos para una industria en particular. El sistema de rastreo de paquetes de UPS que se describió en el capítulo 1 es un ejemplo de TPS de producción. UPS vende ser­vicios de entrega de paquetes: el sistema rastrea todas sus transacciones de envío.

Todas las organizaciones tienen estos cinco tipos de TPS (aunque los sistemas sean manua­les). Los sistemas de procesamiento de transacciones suelen ser tan cruciales para un negocio que un fallo de TPS durante unas cuantas horas puede ser la perdición de una compañía y quizá de otras ligadas a ella. ¡Imagine lo que sucedería con UPS si su sistema de rastreo de paquetes no estuviera funcionando! ¿Qué harían las aerolíneas sin sus sistemas de reservación computarizados?

Los administradores necesitan TPS para vigilar la situación de las operaciones internas y las relaciones de la compañía con el entorno exterior. Los sistemas de procesamiento de transacciones también son importantes productores de información para los demás tipos de sistemas. (Por ejem­plo, el sistema de nómina, junto con otros TPS de contabilidad, proporciona datos al sistema de libro mayor, o contabilidad general, de la compañía, que se encarga de mantener los libros de ingresos y gastos de ésta, y de producir informes como balances genera­les y estados de resultados.)

3.4. SISTEMAS DE AUTOMATIZACIÓN DE LA OFICINA (SAO)

Los trabajadores de datos por lo regular tienen una educación menos formal y avanzada, y sue­len procesar información, más que crearla. Estos trabajadores son primordialmente secretarias, con­tadores, archivistas o administradores, cuyas principales tareas consisten en usar, manipular o disemi­nar información. Un sistema de automatización de oficinas (OAS) es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apo­yando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica. Los sistemas de automati­zación de oficinas coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas fun­cionales: los sistemas se comunican con los clientes, proveedores y otras organizaciones externas a la compañía, y sirven como centro de distribución de información y flujos de conocimientos.

Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejan y controlan documentos (median­te procesamiento de textos, autoedición y archivado digital), programan actividades (mediante calendarios electrónicos) y comunican (a través de correo electrónico, correo de voz o videoconfe­rencias). El término procesamiento de textos se refiere al software y hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos. Los sistemas de procesamiento de textos representan la aplicación más común de la tecnología de información al trabajo de oficina, en parte porque la principal función de las oficinas es producir documentos. La autoedición pro­duce documentos con calidad profesional, combinando las salidas del software de procesamiento de textos con elementos de diseño, gráficos y funciones especiales de formación.

Los sistemas de imágenes de documentos son otra aplicación de conocimientos de uso muy amplio. Estos sistemas convierten documentos e imágenes a una forma digital para poder almace­narlos y acceder a ellos en la computadora. Como ejemplo podemos citar el sistema de procesamiento de imá­genes empleado por la United Services Automobile Association, el quinto proveedor más grande de seguros para automóvil y el cuarto proveedor más grande de seguros para casas de Estados Unidos. USAA recibe más de 100,000 cartas y hace más de 250,000 envíos cada día, por lo que ha desarrolla­do el sistema de procesamiento de imágenes más grande del mundo, el cual almacena 1,500 millones de páginas. Toda la correspondencia que el departamento de pólizas recibe cada día, se digitaliza y almacena en un disco óptico. Los documentos originales se tiran. Las principales oficinas regiona­les de USAA en todo el país están conectadas a la red de procesamiento de imágenes. La red consis­te en digitalizadores de imágenes, unidades de almacenamiento óptico, una macrocomputadora, es­taciones de trabajo y una red de área local (LAN, del inglés local area network), que enlaza las estaciones de trabajo de los representantes de servicio con las estaciones de trabajo digitalizadoras, situadas en el área de correspondencia de la compañía. Los representantes de servicio pueden recu­perar el archivo de un cliente en línea y ver documentos en sus computadoras de escritorio. Cerca de 10,000 personas usan la red. Los usuarios piensan que el sistema de procesamiento de imágenes re­duce en una tercera parte el tiempo que tardarían en realizar su trabajo con un sistema a base de pa­pel, y ahorra costos de papel y almacenamiento.

3.5. SISTEMA DEL TRABAJO DEL CONOCIMIENTO (KWZ )

Tanto los sistemas de trabajo de conocimientos (KWS) como los sistemas de automatización de oficinas (OAS) satisfacen las necesidades de información en el nivel de conocimientos de la or­ganización. Los sistemas de trabajo de conocimientos ayudan a los trabajadores de conocimientos, en tanto que los sistemas de automatización de oficinas ayudan sobre todo a los trabajadores de da­tos (aunque también los usan extensamente los primeros).

En general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados universita­rios formales y a menudo cuentan con una profesión reconocida, como ingenieros, doctores, abo­gados y científicos. Su trabajo consiste primordialmente en crear nueva información y conocimien­tos. Un sistema de trabajo de conocimientos (KWS), como una estación de trabajo de diseño científica o de ingeniería, promueve la creación de conocimientos nuevos y asegura que tanto éstos como la pericia técnica se integren debidamente en el negocio. Un ejemplo de KWS es el sistema que usa el Sable Offshore Energy Project, descrito en la Ventana sobre tecnología.

3.6. SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO (SLA)

o de Gestión (SIA o SIG): están a nivel de gestión de las organizaciones, y apoyan las funciones de planificación y control para proveer informes de resumen y de excepción; dependen de datos proporcionados por los SPT.

Entre estos sistemas de información destacamos los siguientes:




Sistemas de apoyo a ejecutivos

Los administradores de nivel superior usan una categoría de sistemas de información llamados sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS) para tomar sus decisiones. Los ESS sirven al nivel estratégico de la organización; apoyan decisiones no estructuradas y crean un entorno de computación y comunicaciones generalizado, en lugar de proporcionar una aplicación fija o una capacidad específica. Los ESS se diseñan de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales nuevos competidores, y también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales, haciendo hincapié en la reducción del tiempo/esfuerzo que se requieren para obtener información útil para los ejecutivos. Los ESS emplean el software de gráficos más avanzado y pueden proporcionar gráficas y datos de muchas fuentes inmediatamente a la oficina de un alto ejecutivo o a una sala de juntas.

A diferencia de los otros tipos de sistemas de información, los ESS no se diseñan primordialmente para resolver problemas específicos. En lugar de ello, los ESS ofrecen una capacidad generalizada de computación y comunicaciones que se puede aplicar a una serie cambiante de problemas. Mientras que los DSS se diseñan de modo que sean altamente analíticos, los ESS suelen usar menos modelos analíticos.

Entre las preguntas que un ESS puede ayudar a contestar están las siguientes: ¿en qué negocio conviene estar? ¿Qué están haciendo los competidores? ¿Qué nuevas adquisiciones protegerían a la empresa contra las oscilaciones cíclicas del negocio? ¿Qué unidades se deben vender a fin de conseguir efectivo para adquisiciones (Rockart y Treacy, 1982)?

Sistema de Información para Administradores

En este sistema se muestran cuatro (4) clases generales de información creada por computadora, esta información puede servir para control de operaciones, planeación estratégica y a largo plazo, y a corto plazo, control administrativo y solución de problemas especiales. Es un sistema computarizado, los programas de cómputo pueden monitorizar continuamente transacciones que entran y están siendo procesadas para detectar en forma automática circunstancias excepcionales que requieren la atención del administrador.

Por ejemplo, condiciones en las que no hay inventario debido a una transacción de ventas o una de crédito de ventas que fue aceptada para procesamiento, aunque el cliente ya se haya pasado de su límite de crédito, puede ser detectada por el sistema como una excepción. La mayoría de los informes para control administrativo están basados en resúmenes de los archivos maestros transacciones y no en las transacciones directamente.

También forman parte de estos sistemas los analizados en la Unidad 1, numeral 1.1.6.4. Tipos de sistemas de información que son:

a. Sistemas de procesamiento de transacciones.
b. Sistemas de información gerencial.
c. Sistemas de apoyo a decisiones.
d. Sistemas expertos e inteligencia artificial.
e. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo.
f. Sistemas de información a ejecutivos.